Kliendi vajadus

Enamlevinud põhjused protsessijuhtimisega tegelemiseks:

• vajadus suurendada organisatsiooni tootlikkust, sest uusi töötajaid on raske leida ja palgad kasvavad kiiresti
• töötajad ei tea oma täpseid tööülesandeid
• töötajad lahendavad sarnaseid olukordi erinevalt
• kliendid ei ole rahul toodete või teenustega
• kommunikatsiooniprobleemid erinevate üksuste vahel
• töötajate lisandumisel on talle raske vastutust delegeerida
• ISO 9001 või IT projekti rakendamine

Kui mõni suurepärane äriprotsess nõuab radikaalset ümberhindamist, siis on sobiv kasutada äriprotsesside ümberkujundamist (business process re-engineering). Edukad äriprotsesside ümberkujundajad on kliendirahulolu ja tootlikkust suutnud lühikese ajaga väga olulisel määral parendada.

Äriprotsesside analüüsi ja ümberkujundamise sisu:

• Äritegevuse protsesside kaardistamine ja struktureerimine.
• Protsesside analüüs, parendamine ja ümberkorraldamine. Protsesside parendamiseks kasutatakse innovaatilist ja loovat lähenemist. Peale täiustamisideede kogumist kujundatakse protsessi uus ülesehitus.
• Protsesside süstemaatiline juhtimine • koos protsessi haldajaga lahendatakse tekkinud probleemid. Rajatakse meetodid iga protsessi võimekuse ja efektiivsuse mõõtmiseks ja teostatakse need mõõtmised. Tulemused analüüsitakse süstemaatiliselt. Seejärel planeeritakse ja viiakse ellu parendustegevused.

Väärtus kliendile

1. Kliendi ootuste täitmine –

• põhi- ja lisateenuste kvaliteedi parandamine;
• kliendi nõuetele vastavate toodete/teenuste pakkumine;
• tõhusad protsessid – pole kliendikaebusi.

2. Ressursi efektiivne kasutamine –

• vähendab tulututest tegevustest põhjustatud kulusid – need võivad moodustada 20-40% organisatsiooni käibest;
• selge ülevaade tegevuste ja kulude omavahelistest seostest;
• teeb nähtavaks nii head protsessid kui parendusvõimalused.

3. Tekivad muutused organisatsiooni kultuuris –

• areneb töötajate kliendileorienteeritud käitumine;
• töötajad teavad oma tööülesandeid;
• vähenevad kommunikatsiooniprobleemid.

Majandusharu kogemus
Avalik sektor (ministeerium, amet), ehitus, finants, jaekaubandus, haridus, hotellid, omavalitsus, teenindus, tervishoid, toiduainetööstus, transport, tööstus

Üheks väga heaks kvaliteedi juhtimise tööriistaks on integreeritud juhtimissüsteemi IMS tarkvara – see on organisatsiooni juhtimise ülevaatlik ja visualiseeritud haldamise vahend.

Integreeritud juhtimissüsteemi IMS tarkvara kasutavad üle kahesaja organisatsiooni. Nende seas on nii väiksemaid firmasid kui ka rahvusvahelisi tootmisettevõtteid, nii tervishoiu kui ka avaliku halduse organisatsioone –kasutajasõbralikkus teeb IMS-i sobivaks erinevate valdkondade igas suuruses organisatsioonidele. IMS on lihtsalt kasutatav, visualiseeriv ja praktiline tööriist, mis toetab igapäevast tööd. Protsessid, juhendid, info, tagasiside ja näitajad on koondatud ühte kohta, et toetada kontrollimist ja otsuste tegemist – juhtimist.

Mida IMS sisaldab?

• Graafiliselt kirjeldatud äriprotsesse
• Dokumendihaldust
• Tagasisidet, küsimustikke ja vorme
• Tegevusjuhendit ja teabevahetust
• Organisatsiooni vajadustele vastavaks kohandamist

Miks IMS?

IMS-lahenduse abil saab kujundada ja näidata piltlikult organisatsiooni protsessimudelit, äriprotsesse ja nende alamprotsesse ning seostada need informatsiooniga ja vähendada seeläbi vastuolusid soovitud eesmärkide saavutamisel. IMS-i abil saab parendada äriprotsesse ning ajakohastada vajalikku infot kogu organisatsioonis ja seeläbi toetada oma töötajaid kõikjal, kus nad asuvad.

IMS-lahendus võimaldab organisatsiooniülest dokumendihaldust. Kõiki dokumendiliike, vorme ja akte saab kontrollida, kinnitada ja arhiveerida.

IMS on laiahaardeline ja protsessipõhine integreeritud juhtimissüsteemi rakenduse platvorm, mida on lihtne lõimida ka muu tarkvaraga. Lahendus võimaldab luua ja hallata IMS-i nn ühe töökoha põhimõttel ja näidata kõike liideses.

Kasu IMS-i rakendamisest:

• Toetab organisatsiooni strateegia toimimist.
• Pakub vahendi eesmärkide töötajateni viimiseks.
• Toetab igapäevast tööd ja on heaks aluseks arendustegevustele.
• Ühtlustab toimimise tava organisatsioonis, mis koosneb mitmest üksusest või asub geograafiliselt eri kohtades.
• Abistab organisatsiooni juhtimisel – protsessid on visualiseeritud, mõõdikud annavad ülevaate edenemisest ning samas süsteemis on ka tagasiside ja hinnangud.
• Süstematiseeritus on abiks kõrvalekallete vältimisel ja (kliendi) probleemide kiirel lahendamisel.
• Lihtsustab ja edendab töötajate rolli mõistmist organisatsioonis ning missiooni ja eesmärkide saavutamises.
• Aitab kaasa tööaja otstarbekale kasutamisele kuna suunised, jälgitavad näitajad, juhendid, aktid jms. info on koondatud samasse süsteemi ja need on alati ajakohastatud.
• Võimaldab tõhustada järelevalvet ja hindamist.
• Lihtsustab tagasiside ja päringute haldamist.
• Lihtsustab muutuste juhtimist kuna uued tavad on võimalik dokumenteerida ja lihtsalt jagada.